Redaktionelles Wissensmanagement

Nach dem Hype um die Wikipedia entdecken immer mehr Unternehmen die Vorteile interner Wikis. Sie nutzen diese Art von Content Management-Systemen, um Wissen und Erfahrungen ihrer Mitarbeiter zu speichern, um Projekte zu organisieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. „Leichtgewichtige Open-Source-Tools und komplexere Enterprise-Wikis helfen dabei“, heißt es im TecChannel.de.

Bei IBM beispielsweise gebe es inzwischen mehr als 8000 Wikis, an deren Aufbau und Pflege sich fast die Hälfte der Mitarbeiter beteilige. Yahoo und Web.de setzten ebenfalls Wikis ein – „unter anderem für die Dokumentation und Projektverwaltung ihrer Produkte.“

Andere Unternehmen setzen halboffene Wikis ein, mit deren Hilfe sie ihre Kunden im Rahmen einer interaktiven Wertschöpfung einbeziehen. Novell beispielsweise habe sein „Cool Solutions Wiki gestartet, in dem sich Kunden und Mitarbeiter über die Produkte von Novell austauschen.“ Intuit, Hersteller der Finanzsoftware Quicken, biete „Steuerexperten mit Wiki TaxAlmanac eine Plattform, um über Steuerthemen zu diskutieren.“

Im TecChannel heißt es weiter, dass Gartner-Analysten inzwischen davon ausgehen, dass sich firmeninterne Wikis „künftig zu gängigen Tools der Zusammenarbeit entwickeln – und damit Groupware- und Collaboration-Tools zunehmend Konkurrenz machen.“ Im Jahr 2009, so die Prognose, werde bereits die Hälfte aller Firmen Wikis einsetzen.

Für die Arbeit in Redaktionen sind Wikis wie geschaffen; denn: „In Unternehmen eignen sich Wikis am besten für Situationen, in denen alle Beteiligten gemeinsam und ohne Hierarchie oder komplexe Workflows an einem Projekt arbeiten. Sie können damit helfen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen oder eine gemeinsame Wissensbasis aufzubauen.“

Halboffene Wikis oder korrespondierende Wikis sind insbesondere für Lokal- und Regionalredaktionen interessant. Dazu werden parrallel zu öffentlichen Regionalwikis redaktionsinterne Wikis aufgebaut, die mit den öffentlichen Wikis verknüpft sind. Der interne Teil kann dann unter anderem für das Themenmanagement genutzt werden.

Öffentliche Wikis haben inzwischen fünf deutsche Regionalzeitungen eröffnet:

1. das RegioWiki der HNA - kassellexikon.hna.de
2. das Nordwest-Wiki der Nordwest-Zeitung - www.nordwest-wiki.de
3. das Bergische Wiki des Remscheider General-Anzeigers - www.bergisches-wiki.de
4. das Franken-Wiki der Nürnberger Zeitung - franken-wiki.de
5. das Göttingen-Wiki des Göttinger Tagblatts - www.wiki-goettingen.de

Das wichtigste Motiv bei der Einführung von Unternehmens-Wikis sei „die Verbesserung der Zusammenarbeit.“ In dieser Funktion helfe es, das individuelle Wissen der einzelnen Mitarbeiter „zu sammeln und allen anderen jederzeit zur Verfügung zu stellen.“ Dadurch werde dem mitunter massiven Verlust von wichtigen Informationen beim Ausscheiden einzelner Mitarbeiter vorgebeugt. Und neue Gruppenmitglieder könnten sich mit Hilfe eines Wikis schnell in ihr neues Aufgabenfeld einteilen (E-Learning).

Die Synaxon AG Bielefeld beispielsweise habe ihr gesamtes Wissen mit Hilfe eines Wikis auf 5000 Seiten erfasst. Jeder Firmenmitarbeiter sei „angehalten, das, was er tut, zu dokumentieren und Beiträge zu liefern.“ So habe sich „im Laufe der Zeit im Firmen-Wiki ein riesiger Fundus an Fachbegriffen, Verträgen, Stellenbeschreibungen, Prozessbeispielen, Projektdokumentationen und anderes angesammelt.“

Wiki-Wissensdatenbanken hätten das Zeug dazu, zum „Gehirn des Unternehmens“ zu werden. „Jeder Mitarbeiter kann sie mit Hilfe von Suchbegriffen durchforsten und das gesamte Know-how anzapfen.“ Für ein separates Projekt oder Team könnten interne Wikis auch neben dem Hauptwiki eingerichtet werden. Dies habe „den Vorteil, dass alle während eines Projektes gewonnenen Erkenntnisse und Daten dauerhaft gespeichert sind und sich jederzeit als Referenzmaterial heranziehen lassen.“

Konkret könnten dies sein:

• Glossare und Enzyklopädien: Sie „können gemeinsam erstellt werden, in dem das jeweilige spezifische Fachwissen des Mitarbeiters eingeht. In der produzierenden Industrie kann dies beispielsweise eine Liste aller Anwendungen sein, die man mit den gefertigten Komponenten umsetzen kann. In der Automobilindustrie ein Glossar aller Fachbegriffe für den Vertrieb.“
• Best Practices und Support-Datenbanken: „Best Practice-Beispiele setzen die Bereitschaft voraus, das Wissen um effiziente Prozesse oder erfolgversprechende Methoden zu teilen. Ein ideales Einsatzgebiet also für Wikis. Die Firmenmitarbeiter können bei entsprechender Bereitschaft eine Sammlung solcher Best Practice-Beispiele zu unterschiedlichen Themen aufbauen: Produktion, Arbeitszeitmanagement etc. Auch die Erstellung und Pflege von Support-Datenbanken, etwa für den User Helpdesk, ist mit Wikis machbar.“
• Komplexe Dokumente: „In Firmen können Arbeitsbereiche eingerichtet werden, in denen komplexe Dokumente wie Handbücher, umfangreiche Angebotstexte und Ähnliches erstellt werden.“

Bei allen Anwendungen gelte: „Werden Informationen statt per E-Mail über ein Wiki ausgetauscht, spart man Zeit bei der Mail-Bearbeitung, hat eine Anlaufstelle für die Suche nach bestimmten Informationen und kann sicher gehen, dass diese Wissensbasis immer auf dem aktuellen Stand ist.“

Weitere Infos zum Thema:

• Der kürzlich bei UVK erschienene Band ‘Redaktionelles Wissensmanagement’ (ISBN 978-3-89669-507-9) schildert detailliert den Aufbau eines Redaktionswikis mit Hilfe der Open Source-Software MediaWiki.
• “Das IBM-Intranet kann so etwas wie ein Ratgeber sein - IBM-Wiki Bluepedia profiliert sich als freiwilliges Wissensmanagement” (Computer-Zeitung vom 7. Februar 2008)
  
• Berichte über Unternehmen, die Wikis einsetzen, finden Sie bei den TWiki Sucess Stories.
• Die Ergebnisse einer Umfrage unter 200 Unternehmen, bei der unter anderem danach gefragt wurden, wofür sie Wikis einsetzen und welche Probleme dabei aufgetreten sind, präsentiert Tim Bartel im Rahmen seiner Diplomarbeit.
• Eine Checkliste zum Aufbau eigener Unternehmens-Wikis finden Sie hier.
• siehe auch: http://www.brandeins.de/home/inhalt_detail.asp?id=2266